Agiles Projektmanagement dient als Vorlage für ein Experiment des Ausschusses
Mehr Beteiligung der Ehrenamtlichen und interessierter Gemeindemitglieder sowie größere Transparenz und vereinfachte Kommunikation sind die Ziele der aktuellen Experimente des Ausschusses Öffentlichkeitsarbeit in St. Bonifatius Wiesbaden.
Der Ausschuss Öffentlichkeitsarbeit trifft sich ab sofort nicht mehr nur einmal im Monat in großer Runde. Zusätzlich zu der klassischen Ausschusssitzung besteht nun jede Woche, donnerstags um 15:15 Uhr, die Möglichkeit, zu einem sehr kurzen Meeting zu kommen. Dabei ist die Methodik angelehnt an die Methode des agilen Projektmanagements „SCRUM“. Bei diesem Meeting sprechen nur die Teammitglieder und berichten „was habe ich in der letzten Woche getan?“, „was plane ich zu tun?“ und „was hat mich bei meiner Arbeit gehindert?“
Jedes Gemeindemitglied und jeder Mitarbeiter in St. Bonifatius kann Aufgaben übernehmen, die er oder sie innerhalb der nächsten sieben Tage erledigen möchte. Diese Aufgaben werden zuvor vom Referenten für Öffentlichkeitsarbeit vorbereitet. Während des Meetings, welches übrigens im Stehen gehalten wird, werden keine Diskussionen geführt und keine neuen Aufgaben eingebracht.
Wenn Gemeindemitglieder Projekte in der Öffentlichkeitsarbeit anstoßen möchten, wenden diese sich weiterhin direkt an den Referenten, der mit ihnen die notwendigen Aufgaben bespricht und diese dem Team des Ausschusses Öffentlichkeitsarbeit zugänglich macht. Der Referent ist die Schnittstelle zum Ausschuss für das Team. Gemeindemitglieder werden, wenn sie selbst Aufgaben übernehmen möchten, zu den Meetings eingeladen. Änderungen oder neue Projekte dürfen übrigens nicht an die einzelnen Mitglieder des Teams herangetragen werden, damit diese nicht überlastet werden. Alle Wünsche müssen mit dem Referenten besprochen werden. In den weiterhin stattfindenden monatlichen Ausschusssitzungen werden zukünftig übrigens Aufgaben vom Team selbst definiert und der neue Prozess evaluiert und optimiert.
Eine weitere Neuerung ist die Kommunikation des Teams. Ab sofort findet die Kommunikation mit dem Online-Dienst „Slack“ statt, eine Art Instant Messenger für Unternehmen. Damit verfolgen wir den Wunsch, unsere Kommunikation zu verschlanken (weniger E-Mails) und dynamischer zu machen. Wir prüfen, ob dieses Werkzeug nicht auch für die Kommunikation von anderen Gremien und Teams in der Gemeinde geeignet ist. Falls ja, werden wir es dem Pfarrgemeinderat empfehlen.
Übrigens gibt es nach jedem 15-Minuten-Meeting am Donnerstag die Möglichkeit für alle Interessierten, in der Küche des Pfarrhauses einen Kaffee gemeinsam zu trinken. Wir hoffen, dass so alle Beteiligten noch mehr Spaß daran finden, im Team zusammenzuarbeiten.
Referent für Öffentlichkeitsarbeit